Word 让多段相同文字同步更新,只要输入一次下面自动更新!

时间:2020-05-22    热度:300

Word 常常会有相同的文字,需要一直重複输入,像是一篇文章中的主题,或是一份合约中的甲乙方,有没有办法只输入一次,就让下方的文字全部自动跟着一起更新呢?虽然说用取代就可以达到,但如果有多组文字 A、B、C 等需要同步更新,取代的步骤也会跟着变多啊!今天就教大家利用 Word 功能变数功能,一次同步更新相同文字!

△ 首先打开 Word,我们这边就以点单的合约内容来做示範,上图姓名的部分,就是今天的目标啦,当拟好一份合约之后,只要学好今天的功能变数取代功能,下次跟其他人签约时,只要更改最上方姓名,整份合约就可以同步更新,作业起来会更加有效率、更方便!

△ 首先将最上方的名称反白起来,接着点击「插入」>「连结」>「书籤」。

△ 接着输入书籤名称,这边只要你辨识的出来就可以了,假如一份文件中有多个地方要取代的话,不要让自己分不出来是哪一个就可以啦!输入完名称后,点击右边的新增,就算完成书籤的建立啦!书籤的概念就像是範本的概念,下方要同步文字的地方,直接选择该书籤(範本)就可以啰!还是不清楚的话我们继续看下去吧~

△ 接着我们找到要让文字同步更新的地方,点击一下之后同样选择「插入」>「功能变数」。

△ 功能变数名称选择「Ref」接着找到我们自己建立的书籤名称,我刚刚输入的是「甲方名称」,直接点击一下之后,按下确定就完成啰!

△ 接着神奇的事情就发生啦,最上方的姓名处更改之后 ( 更改时从前方插入新文字 ),按下键盘快速键「Ctrl+A」+「F9」,刚刚插入书籤的地方就全部同步更新啦!虽然第一次设定比较耗时,但设定一次就可以一劳永逸啦,是不是比取代快速多了呢!?

範例下载:
Word功能变数文字同步範本.docx(本站下载)
档案大小:14.9 KB

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